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¿Qué es el Control de inventario?
El control de inventario engloba un conjunto de procesos y métodos destinados a supervisar el stock de una compañía. Al conocerse en detalle toda la mercancía de una empresa, se pueden planificar y organizar mejor sus flujos y operativas.
Dentro del control de inventario se incluiría la gestión de existencias, que consiste en registrar la adquisición y comercialización de los productos. Una compañía ha de contar con un mínimo de stock para prestar un servicio y ha de determinar su punto de pedido , que es el momento en el que debe lanzarse la orden de reabastecimiento. De esta forma, se puede hacer un balance entre los artículos que entran y salen del almacén con el fin de conocer su disponibilidad
¿Por qué hacer un Control de inventarios?
Lo que se busca verdaderamente con el control de inventario son dos objetivos básicos: minimizar el coste de almacenaje y prestar un excelente servicio a los clientes.Disponer del stock optimo y mantener el balance correcto de las existencias en sus almacenes es esencial para la rentabilidad de las compañías.
¿Cómo hacer un control de inventario?
El control de inventario es un proceso que puede llevarse a cabo de tres modos distintos:
- Papel o manual. Los operarios tienen una lista del catálogo de productos, recorren el almacén comprobando el número de artículos disponibles de cada referencia y, acto seguido, anotan esa cifra en el papel. El inconveniente de este método de trabajo es que se pueden cometer errores, por lo que resulta viable únicamente para pequeñas empresas con unos niveles de stock y de rotación mínimos.
- Excel. Con este programa, se pueden hacer listas de los artículos del almacén. A diferencia del papel, Microsoft Excel dispone de plantillas especificas para hacer inventarios e incluso se pueden recoger los datos directamente de los lectores de códigos de barras. Sin embargo, prácticamente todo el proceso de introducción de datos es manual, por lo que la probabilidad de que se produzcan errores es bastante elevada.
- Sistema de gestión de almacenes. En cambio, un SGA suprime el papel, agiliza el control de inventario y erradica los errores. Este software controla todas las entradas y salidas de los productos, por lo que puede llevar un control íntegro y seguro de los procesos que supera cada artículo.
¿Cada cuánto hacer el control de inventarios?
El control de inventarios puede ser periódico (por ejemplo, mensual, trimestral, semestral o anual), lo que ocupará a una buena parte de la plantilla durante uno o varios días y la operativa del almacén probablemente quede interrumpida. Además de requerir un importante esfuerzo, pueden producirse errores porque no deja de ser una tarea manual.
También puede llevarse a cabo un inventario cíclico. Se trata de contar ciertas referencias con más frecuencia que otras, según sus características comunes o rotación (siguiendo el método ABC). A diferencia del inventario anual o semestral, se garantiza un conocimiento más riguroso de las referencias almacenadas, lo que disminuye el riesgo de roturas de stock.
Finalmente, el caso ideal es poder ejercer un control de inventario permanente. Es decir, un inventario actualizado en tiempo real, registrando constantemente todos los movimientos de stock (desde las entradas y salidas hasta los movimientos internos). Esto solo es posible mediante un SGA, ya que este sistema realiza de manera automática un seguimiento de los productos que se recepcionan, permanecen y se expiden. Con un inventario permanente se reducen costes y desaparecen los errores y las interrupciones en la operativa.
